Problema, în cifre: fiecare programare la care clientul nu se prezintă este un interval plătit degeaba (chirie, salarii, curent), pentru care nu intră nimic. Un cabinet cu douăzeci de programări pe zi și o rată de neprezentare de 15% pierde săptămânal echivalentul unei zile întregi de lucru.
Calendarul
Calendarul se deschide pe ziua curentă și arată coloane paralele, una pentru fiecare medic activ. Recepția vede imediat cine e liber și când, fără să întrebe pe nimeni.
- Durata pe tip de serviciu. O consultație de control, o castrare și un vaccin nu durează la fel. Setezi durata o dată, pe serviciu, iar calendarul rezervă automat intervalul corect.
- Vizualizare pe zi și pe săptămână. Ziua pentru operativ, săptămâna pentru planificare și pentru a vedea unde ai goluri.
- Reprogramare prin mutare. Muți programarea în alt interval sau la alt medic, iar clientul primește automat notificarea de modificare.
- Legătura cu fișa. Din programare deschizi direct fișa pacientului, cu tot istoricul lui.
Reminderele automate
Aici se recuperează investiția. Platforma este integrată cu furnizori SMS din România (prin SMSAPI), iar mesajele pleacă singure la un moment stabilit în avans, preluând automat numele animalului și ora programării. Nu trebuie să se ocupe nimeni de ele.
Ce tipuri de mesaje se trimit
- Confirmarea programării, imediat după ce a fost făcută.
- Reamintirea, cu o zi sau cu câteva ore înainte, momentul se configurează.
- Notificarea de modificare, când reprogramezi.
- Scadențele medicale: rapelul de vaccin, deparazitarea următoare, controlul recomandat.
SMS sau e-mail
SMS-ul are rata de citire cea mai mare și e potrivit pentru reamintirea imediată. E-mailul costă zero și e potrivit pentru confirmări și pentru scadențele îndepărtate. Cel mai bun raport se obține combinându-le: confirmare pe e-mail, reamintire pe SMS.
Pachetul Basic include 150 de SMS-uri pe lună, pachetul Pro include 600 de SMS-uri pe lună, iar e-mailurile automate de remindere și confirmări sunt incluse încă din pachetul Basic. Vezi pachetele.
Scadențele care aduc pacienții înapoi
Un reminder de programare salvează o zi. Un reminder de scadență medicală aduce un pacient care altfel ar fi dispărut din baza ta un an întreg.
Când înregistrezi un vaccin sau o deparazitare, programul îi atașează automat scadența următoare. Nu ții tu lista, nu o ține nici recepția, se construiește singură din consultațiile pe care le faci oricum. Când momentul se apropie, proprietarul primește mesajul.
Efectul secundar util: ai în orice moment o imagine reală a bazei de pacienți, câți sunt activi, câți au rămas în urmă, pe cine merită să contactezi.
Cum obții cel mai bun rezultat
- Trimite reamintirea cu o zi înainte, nu cu o săptămână. Cu o săptămână înainte, mesajul se uită la fel de bine ca programarea.
- Include numele animalului. „Rex are consultație mâine la 10:00” este citit altfel decât „Aveți o programare mâine”.
- Pune un mod simplu de a anula. O anulare cu 12 ore înainte îți dă timp să reumpli intervalul; o neprezentare nu îți dă nimic.
- Nu suprapune canalele. Trei mesaje pentru aceeași programare irită și consumă din SMS-urile incluse.
- Măsoară. Compară rata de neprezentare înainte și după. Este singurul mod de a ști cât ai câștigat.
Întrebări frecvente
Cum funcționează reminderele prin SMS?
Prin integrarea cu furnizori SMS din România (SMSAPI). Odată activat modulul, mesajele pleacă automat la momentul configurat, cu numele animalului și ora programării.
Câte SMS-uri sunt incluse?
50 pe lună la Basic, 200 pe lună la Pro. E-mailurile automate intră începând cu Pro.
Pot programa mai mulți medici în paralel?
Da, calendarul are o coloană pentru fiecare medic. Vezi și pagina despre software-ul pentru clinici veterinare.
Clientul își poate face singur programare online?
Da, în pachetul Enterprise: cabinetul este afișat în portal, iar proprietarii își fac singuri programări online. În Basic și Pro, programările se fac de către cabinet, iar proprietarul are acces prin cod QR la un portal unde își vede programările și istoricul.
Ce se întâmplă dacă un client anulează?
Intervalul se eliberează în calendar și devine imediat vizibil pentru recepție, care îl poate oferi altui client de pe listă.