Regula: stocul se descarcă în momentul consumului, de către persoana care a consumat. Orice sistem care amână descărcarea pentru sfârșitul zilei sau al lunii ajunge, în câteva săptămâni, la o evidență care nu mai seamănă cu raftul.
Descărcarea automată la consultație
În fișa de consultație, medicul alege produsele folosite din lista de stoc. Când salvează consultația, cantitățile se scad. Atât. Nu există un pas separat de „descărcare de gestiune”, nu există un caiet paralel și nu depinde de cine își aduce aminte ce a folosit acum patru ore.
Consecința e că factura conține exact ce s-a consumat, iar raportul de stoc reflectă realitatea din raft. Cele două nu mai pot diverge, pentru că provin din aceeași înregistrare.
Alertele care contează
Stoc minim
Setezi pragul pe produs, în funcție de cât consumi și în cât timp îți vine comanda. Când stocul scade sub prag, produsul apare în alerte pe panoul principal. Comanzi înainte să rămâi fără, nu în ziua în care ai rămas.
Termen de valabilitate
Un medicament expirat este pierdere curată. Alerta de termen apropiat îți dă timp să îl folosești primul sau să îl returnezi, dacă furnizorul acceptă. Într-un cabinet mediu, aceasta este de obicei economia care plătește singură abonamentul.
Ce îți spune consumul, dacă îl măsori
Odată ce consumul este legat de consultația în care s-a produs, apar întrebări la care înainte nu aveai cum să răspunzi:
- Care servicii au marjă reală? Compari ce ai facturat cu ce ai consumat, pe tip de serviciu. Unele servicii aduc bani; altele doar ocupă intervale în calendar.
- Unde se pierde? Diferența dintre stocul scriptic și cel faptic, pe produs, arată unde nu se înregistrează consumul.
- Cât să comanzi? Consumul mediu pe lună este o bază de comandă mult mai bună decât estimarea din memorie.
- Ce nu se mișcă? Produsele cu rotație zero sunt bani blocați pe raft, de obicei cu termen care se apropie.
Medicamentele vândute proprietarilor
Multe cabinete vând medicamente și produse direct proprietarilor, nu doar le administrează în cabinet. Fluxul este același: produsul iese din stoc, intră pe document, apare în consum. Diferența e doar că nu are o consultație în spate.
PetComplete nu este un program de farmacie veterinară. Nu acoperă circuitul propriu al unei farmacii de sine stătătoare, recepție de marfă pe furnizor, loturi, adaosuri comerciale și raportările specifice. Gestionează stocul unui cabinet sau al unei clinici, iar dacă ai nevoie de mai mult decât atât, îți spunem asta de la demo, nu după ce ai migrat.
Inventarul, când tot trebuie făcut
Un inventar fizic rămâne necesar periodic, dar durează cu totul altfel când pornești de la o listă corectă. În loc să reconstitui ce s-a consumat, verifici doar diferențele: produsele unde raftul nu corespunde cu evidența. De obicei sunt câteva, nu câteva sute.
Întrebări frecvente
Cum se descarcă automat stocul?
Produsele folosite se aleg în fișa de consultație, iar cantitățile se scad la salvarea consultației. Nu există pas separat de descărcare.
Pot primi alerte de expirare?
Da, atât pentru termen de valabilitate apropiat, cât și pentru stoc minim. Pragurile se configurează pe produs.
În ce pachet intră gestiunea stocurilor?
Gestiunea inventarului și a manoperelor este inclusă începând cu pachetul Pro. Vezi pachetele.
Cum aflu marja reală pe un serviciu?
Din rapoarte: compari ce ai facturat cu ce ai consumat, pe tip de serviciu.
Pot importa lista de produse pe care o am deja?
Da, dintr-un fișier Excel sau CSV. Structura o verificăm împreună înainte de import.