Noi, TUDU SOFT SRL, persoană juridică română, cu sediul în Caracal, Jud. Olt, Str. Tîrgul Nou, nr. 98B, înmatriculată la Registrul Comerțului sub nr. J2026040394004, CUI RO54962322, telefon +40 774 836 946, email contact@petcomplete.ro, înțelegem importanța datelor dumneavoastră cu caracter personal și ne angajăm să le protejăm în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), cu Legea nr. 190/2018, cu Legea nr. 506/2004 și cu legislația națională aplicabilă.
Prezenta politică explică ce date colectăm atunci când interacționați cu site-ul petcomplete.ro și cu aplicația „PetComplete”, în ce scopuri, în ce temei, cui le transmitem și cât timp le păstrăm.
1. Două Roluri Diferite. Citiți Întâi Această Secțiune
În legătură cu platforma „PetComplete” avem două calități distincte, iar de ele depinde cui vă adresați pentru drepturile dumneavoastră:
- Operator — pentru datele pe care le colectăm în nume propriu: solicitările de ofertă și de demo primite de la cabinete, conturile de proprietar de animal create direct în aplicație, datele de navigare de pe site. Pentru acestea, prezenta politică descrie integral prelucrarea, iar noi decidem scopurile și mijloacele.
- Persoană împuternicită — pentru datele pe care un cabinet veterinar le introduce în contul lui: fișele clienților săi, ale pacienților, istoricul medical, programările, facturile. Acolo operatorul este cabinetul, nu noi. Noi doar găzduim și procesăm aceste date, exclusiv pe baza instrucțiunilor cabinetului și în limitele acordului de prelucrare a datelor (DPA) încheiat cu el, anexă la contractul de prestări servicii. Nu folosim aceste date în scopuri proprii, nu le analizăm comercial și nu le transmitem nimănui în afara cazurilor prevăzute în acel acord.
Prin urmare, dacă sunteți clientul unui cabinet veterinar și doriți să aflați ce date deține cabinetul despre dumneavoastră, să le corectați sau să le ștergeți, cererea trebuie adresată cabinetului respectiv. Dacă ne-o adresați nouă, o transmitem cabinetului și îl sprijinim să vă răspundă, dar nu putem decide singuri asupra ei.
2. Ce Date Colectăm în Calitate de Operator
2.1. Cabinete și clinici care solicită o ofertă sau un demo
Date colectate: nume și prenume, denumirea cabinetului sau clinicii, număr de telefon, adresă de email, localitatea și, dacă alegeți să ni le comunicați, detalii despre situația cabinetului (număr de medici, programul folosit în prezent).
Scop: preluarea solicitării, contactarea dumneavoastră, pregătirea și transmiterea unei oferte, stabilirea și susținerea unei sesiuni demo, precum și comunicarea comercială legată strict de această solicitare.
Temei legal: demersuri făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract — art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR.
Sursa vizitei. Odată cu solicitarea, formularul ne transmite și de unde ați ajuns pe site: site-ul de proveniență (de exemplu, un motor de căutare sau o rețea socială), pagina pe care ați intrat, parametrii de campanie din adresă — fără valoarea identificatorilor de click publicitar —, tipul de dispozitiv și browser, cât timp a trecut până la trimitere și dacă ați acceptat cookie-urile opționale. Dacă nu ați apăsat „Accept toate”, aceste informații se iau exclusiv din pagina pe care trimiteți formularul, fără să fie citit nimic din stocarea browserului. Le folosim ca să știm ce canale aduc solicitări și unde are sens să investim în promovare. Temei legal: interesul nostru legitim — art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR. Vă puteți opune oricând, scriindu-ne la adresa de la secțiunea 9.
2.2. Proprietari de animale care își creează cont
Date colectate: nume și prenume, adresă de email, număr de telefon și, opțional, date despre animalul de companie (nume, specie, rasă, vârstă).
Scop: crearea și administrarea contului, efectuarea de programări online și transmiterea datelor necesare către cabinetul veterinar pe care îl selectați, pentru confirmarea programării. Tot aici intră și funcția de partajare a istoricului medical: codul generat din aplicație transmite fișa animalului către cabinetul pe care îl vizitați, la inițiativa și prin acțiunea dumneavoastră.
Temei legal: executarea contractului la care sunteți parte — art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR.
2.3. Utilizatorii unui cabinet (medici, recepție, administratori)
Date colectate: nume, adresă de email profesională, rol în cabinet, jurnal de activitate (ce a fost modificat și când).
Scop: crearea conturilor de utilizator, gestionarea drepturilor de acces și trasabilitatea operațiunilor din aplicație, cerută de cabinet ca măsură de securitate.
Temei legal: executarea contractului încheiat cu cabinetul și interesul legitim al cabinetului și al nostru de a asigura securitatea platformei — art. 6 alin. (1) lit. (b) și (f) din GDPR.
2.4. Vizitatorii site-ului — analiză și marketing
Date colectate: identificatori de tip cookie, adresă IP, tip de dispozitiv și browser, paginile vizitate, până unde ați derulat, sursa prin care ați ajuns pe site (inclusiv identificatorii de campanie publicitară din adresă).
Scop: statistici privind utilizarea site-ului, îmbunătățirea structurii și a vitezei lui, măsurarea eficienței campaniilor publicitare și afișarea de reclame relevante.
Temei legal: consimțământul dumneavoastră — art. 6 alin. (1) lit. (a) din GDPR și art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004. Aceste prelucrări nu au loc dacă nu acceptați din bannerul de cookie-uri, iar consimțământul poate fi retras oricând, la fel de simplu cum a fost dat. Detaliile complete, inclusiv lista modulelor și durata lor, se află în Politica privind Modulele Cookie.
3. Cui Transmitem Datele
Nu vindem, nu închiriem și nu înstrăinăm sub nicio formă bazele noastre de date către terți în scopuri de marketing. Transmitem date exclusiv următoarelor categorii de destinatari, în limita a ceea ce este necesar:
| Destinatar | Rol | Ce primește | Unde prelucrează |
|---|---|---|---|
| Cabinetele veterinare partenere | Operator independent | Datele necesare confirmării programării și, dacă alegeți să îl partajați, istoricul medical al animalului | România |
| Vercel Inc. | Persoană împuternicită (găzduire site) | Datele tehnice ale accesării site-ului de prezentare | UE, cu posibile transferuri în SUA |
| Web3Forms | Persoană împuternicită (transmiterea formularelor) | Conținutul formularelor de contact și de solicitare demo, împreună cu sursa vizitei (secțiunea 2.1) | În afara SEE |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Persoană împuternicită / operator asociat | Date de navigare și de campanie, doar cu consimțământ | UE, cu transferuri în SUA |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Operator asociat | Date de navigare și de campanie, doar cu consimțământ | UE, cu transferuri în SUA |
| Furnizorul de infrastructură cloud al aplicației | Persoană împuternicită | Datele stocate în aplicație, în forma în care le introduceți | Uniunea Europeană |
| Autorități publice | Operator independent | Doar la cerere întemeiată legal (ex.: ANAF, pentru e-Factura) | România |
Fiecare persoană împuternicită acționează pe baza unui contract care o obligă la confidențialitate și la măsuri de securitate cel puțin echivalente cu ale noastre și îi interzice folosirea datelor în scopuri proprii.
4. Transferuri în Afara Spațiului Economic European
Datele din aplicație sunt găzduite în Uniunea Europeană. Anumiți furnizori de servicii tehnice pot însă transfera date în Statele Unite ale Americii — Google, Meta, Vercel și furnizorul serviciului de formulare. Aceste transferuri se realizează în temeiul Cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor (EU–U.S. Data Privacy Framework), pentru care Comisia Europeană a emis o decizie de adecvare, și/sau al clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, însoțite de măsuri tehnice suplimentare. Puteți solicita o copie a garanțiilor aplicate scriindu-ne la adresa de la secțiunea 9.
5. Cât Timp Păstrăm Datele
| Categorie | Perioadă |
|---|---|
| Solicitări de ofertă și demo care nu se concretizează într-un contract | 3 ani de la ultima interacțiune |
| Conturi de proprietar de animal | Pe durata existenței contului. La ștergerea contului, datele sunt șterse sau anonimizate în maximum 30 de zile |
| Datele introduse de un cabinet în contul lui | Pe durata contractului. La încetarea lui, contul trece în regim de citire, punem la dispoziția cabinetului un export complet în termen de 30 de zile, iar ștergerea se face la instrucțiunea scrisă a cabinetului — vezi secțiunea 6 |
| Documente financiar-contabile (facturi, contracte) | Termenele impuse de legislația fiscală și contabilă |
| Date de navigare, analiză și marketing | Duratele din Politica privind Modulele Cookie, maximum 2 ani |
6. Copiile de Siguranță și Ștergerea Datelor
Baza de date a platformei este salvată automat, o dată pe zi, în întregime. Păstrăm în permanență ultimele 10 copii zilnice, care se rotesc: la fiecare salvare nouă, cea mai veche este suprascrisă. Copiile acoperă întreaga bază de date, nu conturi individuale, și există exclusiv pentru a putea reface platforma după un incident tehnic.
Din acest motiv, datele șterse nu sunt eliminate una câte una din copiile deja realizate — o astfel de operațiune ar însemna restaurarea și rescrierea întregii baze de date, cu risc pentru toți ceilalți utilizatori. În schimb, ele dispar definitiv din copiile de siguranță în cel mult 10 zile de la ștergerea din sistemele de producție, prin rotația normală a copiilor. În acest interval, datele nu mai sunt accesibile nimănui prin platformă și nu sunt folosite pentru niciun scop; o copie este restaurată numai în caz de incident major, iar dacă asta se întâmplă, ștergerea se reaplică imediat după restaurare.
6.1. Ce se întâmplă când un cabinet încetează colaborarea
Nu ștergem datele unui cabinet din proprie inițiativă. Cabinetul este operatorul lor și are propriile obligații legale de păstrare — fiscale, contabile și de evidență veterinară — pe care noi nu le putem evalua în locul lui. Procedura este următoarea:
- la încetarea contractului, contul trece în regim de citire: nu se mai pot înregistra date noi, dar tot ce există rămâne vizibil și poate fi exportat;
- punem la dispoziție un export complet al datelor, în format Excel/CSV, plus registrele în format PDF, în termen de cel mult 30 de zile;
- cabinetul ne comunică în scris ce dorește: ștergerea datelor sau păstrarea lor pentru o perioadă suplimentară, convenită separat;
- la primirea instrucțiunii de ștergere, ștergem datele din sistemele de producție și emitem cabinetului o confirmare scrisă a ștergerii, cu data la care a avut loc;
- dacă nu primim nicio instrucțiune, păstrăm datele în arhivă inaccesibilă și revenim cu o a doua solicitare, înainte de a lua orice măsură.
Toate aceste operațiuni sunt înregistrate în jurnalul de activitate: cine a cerut, când, ce a fost exportat și când s-a șters.
7. Securitatea Datelor
Am implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului: toate transmisiile sunt criptate (HTTPS/TLS), accesul la servere și la baze de date este restricționat strict personalului autorizat și înregistrat, autentificarea în doi pași este disponibilă pentru fiecare utilizator, iar aplicația păstrează un jurnal de activitate care arată cine ce a modificat și când.
În cazul unei încălcări a securității datelor care este susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile și libertățile dumneavoastră, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore de la luarea la cunoștință și, când legea o cere, vă vom informa și pe dumneavoastră, fără întârziere nejustificată.
8. Decizii Automate și Profilare
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă. Modulele cookie de marketing pot fi folosite de Google și Meta pentru a vă afișa reclame relevante, dar aceasta nu constituie o decizie cu efecte juridice și are loc doar cu acordul dumneavoastră.
9. Drepturile Dumneavoastră
În calitate de persoană vizată aveți următoarele drepturi:
- Dreptul de acces — să aflați dacă prelucrăm date despre dumneavoastră și să primiți o copie a lor.
- Dreptul la rectificare — să cereți corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
- Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) — în condițiile prevăzute de lege.
- Dreptul la restricționarea prelucrării — să cereți blocarea temporară a prelucrării.
- Dreptul la portabilitate — să primiți datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
- Dreptul de opoziție — să vă opuneți prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim.
- Dreptul de a vă retrage consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
- Dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere sau de a vă adresa instanței.
Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi ne puteți scrie la protectiadatelor@petcomplete.ro sau la contact@petcomplete.ro, ori ne puteți trimite o cerere la sediul social. Vă răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; dacă solicitarea este complexă, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, caz în care vă informăm din prima lună despre prelungire și despre motivele ei. Vă putem cere informații suplimentare pentru a vă confirma identitatea, atunci când avem îndoieli întemeiate cu privire la aceasta.
Dacă nu sunteți mulțumit de răspunsul nostru, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, email anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro, sau de a vă adresa instanței de judecată competente.
10. Modificarea Prezentei Politici
Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciile, furnizorii noștri sau cerințele legale. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină, iar data ultimei actualizări este afișată în partea de sus. Dacă modificările sunt substanțiale, vă informăm și prin email sau printr-un anunț vizibil în aplicație, înainte ca ele să producă efecte.