Regula de aur: nu semnezi nimic înainte de o migrare de probă pe o copie a datelor tale. Nu contează ce promite furnizorul, contează ce vezi tu în ecran după import, pe zece clienți aleși de tine.
Ce se poate importa și ce nu
Orice sursă structurată se poate transforma. Asta include mai mult decât cred cei mai mulți:
- fișiere Excel (.xlsx) și CSV;
- baze de date SQLite sau Access ale unor programe mai vechi;
- exporturile celor mai multe softuri veterinare de pe piață;
- chiar și un tabel Word, dacă are coloane constante.
Ce nu se poate importa automat: fișele scrise de mână și notițele libere dintr-o coloană „Observații” în care fiecare rând e scris altfel. Prima categorie se introduce treptat, a doua se importă ca text, fără să poată fi căutată structurat.
Pasul 1: pregătește fișierul (2-3 ore)
Cu cât fișierul e mai curat, cu atât importul e mai ieftin și mai exact. Cinci lucruri de făcut înainte de a-l trimite:
- Un singur rând de antet. Fără titluri fuzionate deasupra și fără rânduri goale de separare.
- O coloană = o informație. „Popescu Ion, 0722..., Rex, ciobănesc” într-o singură celulă va trebui desfăcut oricum; e mai bine să o faci tu, care știi ce înseamnă.
- Date calendaristice în același format. Alege unul, zz.ll.aaaa, și adu tot la el. Amestecul de formate e cea mai frecventă sursă de erori la import.
- Telefoane într-un format constant. Fără spații decorative, fără prefixe amestecate.
- Șterge coloanele care nu îți mai trebuie. Fiecare coloană inutilă e muncă de mapare plătită degeaba.
Nu perfecționa la infinit. Un fișier curat 90% e suficient; ultimele 10% se rezolvă mai repede după import decât înainte.
Pasul 2: cere o migrare de probă (obligatoriu)
Trimiți fișierul, furnizorul îl importă pe un cont de test, iar tu verifici. Acesta este momentul în care se ia decizia, nu la semnarea contractului.
Nu accepta un rezumat. „S-au importat 3.412 clienți” nu îți spune nimic despre calitatea importului. Cere acces la contul de test și verifică tu.
Pasul 3: cele zece verificări
Alege zece clienți la întâmplare, nu primii zece, care sunt aproape întotdeauna cei mai curați, și verifică pentru fiecare:
- Numele e complet și scris corect, cu diacritice.
- Telefonul e valid și complet.
- Toți animalele acelui proprietar sunt acolo, nu doar unul.
- Specia și rasa sunt pe câmpurile corecte, nu inversate.
- Datele nașterii sunt plauzibile, nu în viitor, nu în 1900.
- Numărul de microcip e complet, fără cifre pierdute.
- Istoricul vizitelor are datele corecte, în ordine cronologică.
- Vaccinurile au tipul și data corecte.
- Diacriticele apar corect peste tot (căutarea „Ionuț” trebuie să găsească „Ionuț”).
- Nu există duplicate: același client apărut de două ori sub scrieri diferite.
Dacă opt din zece sunt corecte, importul e bun și restul se corectează manual. Dacă doar cinci, fișierul mai are nevoie de pregătire, nu te grăbi.
Pasul 4: rulează o săptămână în paralel
Timp de cinci zile lucrătoare, introduci consultațiile în ambele sisteme. Da, e dublu efort. Este însă singura metodă prin care descoperi lipsurile înainte să depinzi de sistemul nou.
La final compari: aceleași consultații, aceleași sume, același stoc? Dacă da, oprești vechiul sistem. Dacă nu, ai găsit exact ce mai trebuie configurat.
Pasul 5: păstrează arhiva șase luni
Nu șterge nimic. Fișierul Excel original, exportul programului vechi, chiar și bibliorafturile, păstrează-le cel puțin șase luni. Costă zero și îți dă liniștea de a nu depinde de o singură copie a istoricului tău.
Cine face munca, de fapt
Un lucru pe care merită să îl stabilești de la început: cine curăță fișierul și cine face maparea coloanelor. La unii furnizori, ambele rămân în sarcina ta; la alții, importul e inclus în implementare.
La PetComplete, migrarea datelor o facem la cerere, ca serviciu dedicat de onboarding, cu o migrare de probă înainte de orice angajament (iar pentru cabinetele care se înscriu până la 30 noiembrie 2026 este oferită gratuit).
Restul întrebărilor de pus unui furnizor înainte de a semna sunt în ghidul de alegere a unui soft veterinar.